意外とかさむのが出張の際の交通費。出張にかかる経費を削減することは会社全体の経費を削減させる効果も大きいものです。
今回は出張の際にかかる交通費を上手に削減することで、経費を大幅に抑える方法をお伝えします。ご参考ください。
- ツアーで予約する
- 早割・割引運賃を使う
- 株主優待を使う
更に、今ならツアーを使うと全国旅行支援でホテル+航空券が1泊あたり最大5,000円引きになります。
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経費を抑えたいなら、出張の交通費が削減しやすい！
会社の毎年の目標で経費の削減を打ち立てられると思います。その中でもコツを押さえれば比較的簡単に削減できるのが出張の際にかかる交通費です。出張経費を見直すことにより経費は大幅に削減することができます。
出張の経費を見直すポイントは以下の４つです
- 出張経費の現状を把握する
- 経費削減のため業務コストが増えないかのバランスを考える
- 社員のモチベーションの維持
- 出張の必要性の検討
これらをきちんと整理して把握することで出張の経費をぐん！と抑えることができます。以下にその具体的な対策を述べます。
出張の交通費を削減する方法8選
以下に出張の経費を抑えるべく、交通費を削減する８つの方法を解説します。
Web会議を活用
出張が本当に必要かを考えましょう。出張をすれば、出張旅費以外にも実際の、実働時間以外の移動時間にも人件費が発生します。
交通費、宿泊費、日当の他にも、接待費が発生する可能性もあります。
現地確認の必要性とコストのバランスを考えて、Web会議で済む場合は、そちらにシフトするように検討しましょう。
格安航空券、早割、回数券、宿泊セットの活用
格安航空券や早割、回数券、宿泊セットなどを活用すれば出張にかかる経費の10％を削減できるというデータもあります。
格安航空券と早割
早割の航空券を使用すれば、最大半額の航空券を入手することができます。
また、FSC(フルサービスキャリア)のJALやANA以外のLCC(ローコストキャリア)の航空会社の格安航空券を利用することで、出張交通費は大幅に節約できます。
ただしキャンセルできないなどの制約などはありますので、そのリスクを踏まえたうえでの使用を考えましょう。
回数券
新幹線・鉄道・バスなどの交通機関で発行されている回数券は、片道10回分の料金で11回分利用できます。有効期限は一般に3か月です。
3か月以内に同じ区間を6往復以上利用する場合、もしくは1か月以内に16往復以内の利用である場合は、回数券がお得です。
複数人で分けて使用することもできますので、出張する人数が複数人の場合利用されると良いと思います。
1か月以内に16往復以上する場合、定期券の方が安くなります。ひと月のうちに、半分ほど取引先に通う必要がある場合、いっそ定期券を購入するなどの方法も検討しましょう。
また、回数券の在庫は在庫管理が必要ですので、注意が必要です。
旅行比較サイトを活用する
同じ日付で、同じホテルの同クラスの部屋でも、比較サイトを利用して検索すると宿泊料金が異なる場合があります。
このようなサイトを上手に使って宿泊料金を削減することも考えましょう
閑散期や曜日を考慮して航空券や宿泊費を安く抑える
比較サイトのカレンダー機能を活用しましょう。航空券やホテルなどは、閑散期、休日・休前日以外などを予約するとかなり費用を抑えられます。
福利厚生代行サービス利用で宿泊費を安くする
福利厚生代行サービスを取り入れることで、宿泊費などを会員料金で利用できます。
- ベネフィット・ステーション
https://pr.benefit-one.co.jp/bs/service/
- アソシエ倶楽部
https://www.nttba-east.co.jp/service/associe-club/
- 福利厚生クラブ
このような福利厚生代行サービスを利用するには、社員全員を対象としてプランに登録する必要があるため、社員一律に費用がかかります。その費用とコスト削減のバランスを考えて、導入を検討しましょう。
上記に示したサイトでは、どのサービス会社でも社員数を入力しての料金シミュレーションを提供していますので、検討しやすくなっています。
また、このような福利厚生代行サービスの導入後は、宿泊費を削減するという会社側のメリットの他に、スポーツクラブやレクレーション施設、育児、学び、介護など社員に嬉しいサービスなども充実していますので、社員のモチベーションを上げる効果もあります。
法人会員の活用、ホテルや旅行会社
ホテルの法人契約サービスを利用すると年間利用回数に応じて割引が適応されます。
全国展開しているホテルならば、予約も簡単で、どのホテルでも割引が適応され、清算も一括で便利になります。
ルートイン、東横イン、アパホテルなど、全国規模の大手ホテルグループなども法人サービスを展開しています。
さらに出張の回数が多い、規模が大きいなどの場合、出張をまるごと旅行会社の出張代行サービスを利用するという方法もあります。
代行の費用はかかりますが、出張前の手配の手間が省け、さらには、出張費清算資料の作成や、出張費の分析まで行ってくれます。
出張のコストを会社が一元管理しやすくなります。以下に主な旅行会社が展開している法人向け出張サービスを示します。
https://ar-g.nta.co.jp/help/navi/hp/btm.html
https://www.his-j.com/corp/businesstravel/postcorona/
経費専用口座にクレジットカードの利用で交通費の計算が楽になる
法人カードと社員用の追加カードで経費を清算することで一括管理が出来、経費精算がシンプルになります。
またカードのポイント還元や付帯サービスをオフィス用品や消耗品と交換することも可能です。
マイルなども貯まるカードもありますので、出張旅費に還元できます。
クレジットカードには、空港ラウンジの使用や、海外旅行保険サービスが付いているものもあります。上手く活用しましょう。
ANA・JAL株主優待券の活用
出張利用の硬券の購入費も回数が重なったり、人数が多ければ、相当な額になります。
これらを節約する方法として、株主優待券を使ってJALやANAの航空券を購入するというものがあります。
株主優待券を利用すると閑散期のお安い時期でも、いつでも、FSC（フルサービスキャリア）のサービスが受けられるJALやANAの航空券を購入できます。
株主でなくても、金券チケットショップを利用すればお得に株主優待券を購入することもできます。
もし金券ショップでANA/JAL株主優待券を購入するなら、アクセスチケットがおすすめです！
実店舗はもちろん、ネット・電話注文も可能です。普段から飛行機を利用する方や、出張代を節約したい企業様にもおすすめです。
まずはお気軽に、その安さをお確かめください！
出張費を抑えることのメリット
出張費を把握して、見直し抑えることで以下のメリットが発生します。
- 資金が増える（規模が小さい会社でしたら、いますぐ使える手元の資金が増えます）
- 当然の事ですが、他の支出に回せる
- 出張を抑えることで、社員の時間を別のことに回せる
- 出張費を一元化することで清算や集計も楽になる
一度見直すことをおすすめします。
出張の交通費を削減する方法８選をご紹介！おすすめは株主優待券のまとめ
費用の削減には、出張の交通費を見直すことの効果が大きいということが分かりました。
大掛かりな法人契約は、細かい検討項目が必須ですが、まずは、目先の航空運賃を安くする方法などを検討してみてはどうでしょうか？
その中でも格安航空券・早割に加えて、航空会社の株主優待券の活用などは、簡単に利用できるので、是非お試しください。