【業者様向け】重要書類の郵送方法を解説！封筒を大量格安購入する方法もご紹介します。

大事な書類や個人情報が記載されている書類を送付する際に、どういった郵送方法を選択したらいいか悩みませんか？

重要書類の場合には、取扱いに注意が必要になるため、郵送方法も慎重にしたいです。

そこで今回は、重要書類を郵送する方法について解説いたします！

大量にレターパックを格安購入できる！

重要書類の郵送方法4選

重要書類の郵送方法には、主に4つの方法があります。

最初にこの4つの方法について、違いなどについて解説します。

ぜひ、その違いなどを理解していただき自社にあった方法を選択してください。

レターパック　|　手軽に送りたい方におすすめ

重要書類を手軽に送りたい方におすすめなのが、レターパックでの送付です。

レターパックは、郵便局だけではなくコンビニでも購入できる場所があり、手軽に入手できます。

また、最寄りのポストに投函するだけでOKなのも便利です。

それだけではなく、追跡も可能なためどこに書類があるのかなどを把握することもでき安心です。

レターパックの種類には、その2つがあります。

もし普段からレターパックを多くお使いの業者様であれば、アクセスチケットの大量購入がおすすめです。

レターパックを企業で普段からお使いであれば、アクセスチケットでの大量購入がおすすめです！

アクセスチケットでは、レターパックライト・レターパックプラスを格安販売しています。

370円のレターパックライトは200枚セットで74,000円→71,600円に、550円のレターパックプラスは200枚セットで104,000円→99,200円となります。

ばら売りはしていないので、大量に使用される法人様におすすめです。

まずはお気軽に、その安さをお確かめください。

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特定記録郵便　|　郵便物の追跡をしたい方におすすめ

レターパックと同様に郵便物の追跡をしたい方におすすめなのが、特定記録郵便です。

特定記録郵便とは、郵便物やゆうメールの引受けを記録していくサービスです。

配達の際は受取人の郵便受箱に配達します。

特定記録郵便では、引受けの記録するため、郵便物等を差し出した記録を残すときにおすすめした方法になります。

その際引受けの記録として受領証を受け取ることができるため、発送したことの証明になる点のメリットがあります。

料金は、加算料金は160円（基本料金・運賃に加算）となる点でコスト面も安いです。

安く済ませたい方・発送した記録を残したい方におすすめです。

簡易書留　|　確実に届けたい方におすすめ

確実に書類を送る際の方法に簡易書留という方法があります。

一般的な書留と同じように追跡ができますが、賠償額と追跡機能に制限があります。

賠償額は、原則として5万円までの実損額になります。

簡易書留では「荷物を出した郵便局」「出した時間」「荷物が到着した郵便局」「着いた時間」を記録してくれます。

簡易書留の場合には、郵便物を封筒に入れ、封筒に郵便番号、住所、名前を書いたうえで、郵便局の窓口で、「簡易書留」の依頼を行います。

依頼を行うと「書留・特定記録郵便物等差出票」を渡されますので、依頼主の住所と名前、届け先の名前を記入の上、料金の支払いを行い依頼します。

料金は、通常の郵便料金に320円（税込）追加となります。

簡易的な書類を送りたい方には、こちらの簡易書留がおすすめです。

宅急便（信書扱い）　|　コンビニから発送したい方におすすめ

手軽に送付したい場合には、コンビニで発送できる宅急便を使う方法があります。

宅急便は、追跡も可能なので利便性も高い方法になります。

近所のコンビニから手軽に発送したい方におすすめです。

ただし、信書扱いとしないと紛失などを含む保証対象とはなりません。

重要書類を郵送する時に気を付けておきたいマナー3選

次に、重要書類を郵送する時に気を付けておきたいマナーについてご紹介します。

重要な書類ということで、特に気を付けておきたい郵送する際のマナーについては注意しておきたいものです。

会社名や氏名、住所を間違えない

基本のことですが、相手先の会社名や担当者の氏名・住所の間違いは厳禁です。

相手先を間違えると、相手の手元に届かないトラブルを発生させるだけではなく、失礼な人と思われてしまう可能性もあります。

相手の心象にも大きく影響することを理解した上で、2重での確認をする、間違いを絶対に行さないという気持ちで確認をする必要があります。

相手の心象にも影響を与える宛先の間違いは起きにくいと考えられがちですが、実際に相手先や住所の違いにより送付先に届かないトラブルは絶えません。

こうした信頼を壊す事態にもつながる宛先間違いが起きないように、しっかりと確認をするようにしておくことが大切です。

送付状をつける

重要な書類を送付する際には、送付状の作成も必要があります。

送付状は、送付物を確認する上でも重要な役割を担います。

受け取り手は、送付された書類（同封されている書類）の確認にも送付状を利用します。

送付物が確かに届いていることを確認する意味でも、送付状を同封し確認ができるようにすることがビジネスマナーの一環になると理解しておきます。

折り曲げずにクリアファイルに入れておく

重要書類の送付については、折り曲げることは厳禁だと考え折れずに送付できるようクリアファイルに挟み入れることで封筒に入れます。

小さなことのように思いますが、重要な書類の送付に古いクリアファイルを利用するなどは避け、きれいなファイルを利用するなどの工夫も必要です。

少しのことですが、受取側の心象にも影響することは、こうした小さな心配りである点を理解しておくこともビジネスを円滑に行う上での秘訣になります。

重要書類の郵送についてよくある質問

最後に、重要書類の郵送についてよくある質問についてご紹介します

間違えて普通郵便で送ってしまったらどうしたらいいのか？

普通郵便で送付した場合にも、宛先が正しく記載されていれば相手先に到着します。

しかし、途中での追跡ができないことなどを考えると、重要な書類には追跡が可能な方法で郵送することが得策です。

また送付先と送付方法について相談済みの場合には、誤って普通郵便として送ってしまったことを伝え注意してもらうことをお伝えする必要があります。

同時に投函した日時をお伝えし、通常であればいつ頃に到着するかなどもお伝えする配慮が必要です。

重要書類を紛失したらどうしたらいいのか？

自社内や送付中の経路で重要書類が紛失してしまった場合には、事態が発覚した時点で送付先担当者に事実をお伝えする必要があります。

その上で、再送付などの対応策についてのご了承を頂くことになります。

また、再度、同様な事態が起きないようにするための対策を講じ自社内での徹底を行うなどの対応が必要です。

書類の紛失は、送付先からの信頼を失う可能性があります。

こうした事態に陥らないようにするためには、あらかじめ管理や送付の方法を明確に決めておく必要があります。

レターパックの記録シールを剥がし忘れた時の対処法は、こちらをご参照ください！

レターパックの追跡番号シールを剥がし忘れたら届かない？対処法を解説します！

重要書類の郵送　まとめ

今回は、重要書類の郵送方法に関するご紹介をしています。

自社にとっても、相手先にとっても大切な書類であり、確実に手元に届くことが当たり前になっています。

万が一の場合には、信頼を失う可能性があるため、そうした事態にならないためにも慎重に送付方法を決め確実な対応を行っていきましょう。